能力アップ

仕事を早く終わらせるには?締め切り直前にバタバタしない方法

2020年2月26日

どうもこんにちは G です。
今回は仕事の締め切り前に焦らない方法についてお話したいと思います。

その仕事に時間がかかる理由

やはり仕事をしているときは、一つだけの仕事をしてる人ってあんまりいないと思うんですよ。

ちょっとこれもお願いとか、あれもやっといてという感じで、複数の仕事を同時にやっていくことは、よくある話ですよね。

ところがちょっとやらかす人とか失敗する人は、直前になってバタバタ慌てたり、思ってたような終わり方をしてなくてギリギリになって焦るっていうこともあると思うんですよ。

今回はそういう風に直前にバタバタしないで済む方法についてお話したいと思います。

まず結論としては、その仕事を言われたらまず10分間やるって言う事なんです。

直前に終わらなくてバタバタする人は、段取りが悪いことが多いんですね。

その段取りの何が悪いかって言うと、主に仕事を終わらせるために必要な時間とか、必要な準備を正しく把握できていないわけです。

実際、仕事をするために必要な時間というのは、実際にやる時間だけじゃなくて、その準備にかかる時間を合わせたものなんですね、

実際に仕事をやる時間その仕事をするための諸々の準備にかかる時間、この二つを足したものが仕事にかかる時間なのに、バタバタする人はこの実際にやる時間しか見てないんですよ。

どれぐらいの時間があればできるだろうっていうのは結構無意識に判断してるものなんですね。

ところがその無意識に見積もっている時間というのは、自分が実際にやる時間だけをイメージしてることが多いわけです。

ところが仕事をするために準備にかかる時間、その仕事をするために揃えておくべきこと、うまくいかなかった時に調べなきゃいけないこと、自分はこう思ってるけれど本当にそれでいいのかの確認、そういう時間は仕事によって全然変わってくるから不透明なんですね。

不透明だからこそ頭の中から一旦外されてしまうと言うか、頭の中にない状態で話が進みやすいんですよ。

じゃあ締め切り2日前ぐらいから取り掛かれば何とかなるみたいなイメージで、他の仕事を優先させてしまって、いざ締切が近付いてやってみようって思ったら「あれ、ここはどうしたらいいんだろう」みたいなことになりやすいんですよね。

だからそうならないためにまず何かを頼まれた時は、緊急の仕事をしてる時にそもそも頼まれないと思うんですけど、今やっていることをまず一段落つけて、

まず10分間は新しく頼まれたことをやってみて筋道を確認してみることが凄い大事なんです。

10分間で確認するべき5つのポイント

具体的には、実際に自分がやるとしたらどういう風なことをしていくかを考えるんですね。

主に確認することとしては5つあるんですけど、

1つ目は、最終的な完成形はどうなるか。

2つ目は、その仕事で自分がよく分からないことはないか。

3つ目は、自分以外の人の力や助けが必要なことはないか。

4つ目は、準備や手配するものはないか。

5つ目は、自分一人でやるだけで済むか。

この5つを確認して、分からないこととか、前もってやっておかないといけないことがあったら、まずそれだけは手配しておくんですよ。

そういった材料と言うか、準備物が全部揃ったら、後はもうザッと仕上げるだけなので、自分の思っている通りの時間で済むんですよね。

ところがバタバタして締切ギリギリまで引っ張ってしまうと、そこで例えば分からないことが出てきたとしても、いまさら依頼してきた上司に聞きづらいとか、お客さんに聞きづらいっていうこともあるわけですよ。

よくあると思うんですけど、依頼した側はいつできるかな、締め切りはこの日だけど、早くできたらありがたいなぐらいで待ってるわけじゃないですか。

その人に対して、すぐに例えば「ちょっとここ確認していいですか」っていう感じで質問すれば向こうも嫌な顔はしませんよね。

すぐ取り掛かってくれてるんだぐらいで、いい気分なわけです。

ところが締め切り直前になってそろそろできててもおかしくない時期に「すいません。そもそもこれって何ですか」みたいな質問したら、いまさらかよって話になりますよね。

だから会社の中とかで上司とかにこういうのが聞くのが怖い、聞くのがストレス溜まる、逃げちゃって聞かずに自己流でやっちゃう。

結果、出来上がったものが全然違うことになってて、「お前今まで何やってたんだ」と仕事ができない奴になっちゃうわけですよ。

でも分からないことをすぐに明確にして、すぐに聞きに来たら上司は悪く思わないわけですよ。

早く準備してくれて、早く確認しに来て、こいつは優秀だなぐらいになるわけですね。

だからまず分からないこととか、そういったことを明確にして、自分以外の力が必要なものを前もって手配しておく。

これをやるだけで余計なトラブルを防ぐことができますし、ちゃんと締め切りに間に合わせることができるようになるわけです。

締切直前でバタバタしないで済む

どうしても今のサラリーマンは忙しいですから、一つの仕事をしている最中に上司とか客先から、これもお願い、あれもお願いって言われることは本当に多いと思うんですよ。

だからと言って今やってることがひと段落ついたらやろうって思うと、大体もうみんな忙しいから後回しで、数日後にようやく手を付けられるって事よくあるんですよね。

その時じゃ遅いってことがすごくあるので、そういうバタバタしないためにも言われたらまず10分やる。

これを覚えといてもらえると、仕事のミスが減って能率が上がると思います。

それでは今回は以上となります。ありがとうございました。

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