メール・チャットソフト時代のわかりやすい文章の書き方

どうもこんにちは G です。
今回は、メール・チャットソフト時代のわかりやすい文章の書き方についてお話したいと思います。

今は基本的に人とのやり取りというのは、電話ではなくメール、
そしてメールも減ってて、LINEとかのチャットでやり取りすることが仕事においてもプライベートにおいても非常に多いですよね。

ところがそういったものは手軽な代わりにこういった文法でこういった手法で使いましょうって言うのを体系立てて学んだ人がほとんどいないので、みんな自己流で自分だけが分かるような文章を送ったりして、意外と相手からすると分かりにくいことがあるんですね。

特にメールなんかはよくビジネスメールの書き方とか文法という構文があったわけですけど、もうチャットになるとそういったものが全然なくなって、みんな好き放題に会話をするがごとくメッセージを送ってしまうので、意外とこれが伝わってなかったりすることが多いので

今回はそういった自分の書くメッセージを分かりやすくする方法についてお話しします。

絶対しなきゃいけないポイントは、一度自分が書いた後にそれを推敲するっていうことなんですね。

チャットソフトだとパパッと書いて送信ってしがちなんですけど、
そうすると思った以上に相手には伝わらない相手にとってわかりにくい文章になるっていう事をまず前提として抑えないといけません。

そしてその自分が一度書いた文章を見て、まずは主語と述語が省略されてないかを確認して欲しいです。

意外と人間の喋る言葉って話の流れ、文脈とかがあるので、主語述語というのは結構省略されがちなんですよね。

ところがチャットやメールと言うのは、長い文章の一部を切り取って送っているような感じなので、前後の文脈とかが分かりにくかったりするんですよ。

しかも自分は何の事柄について話してるかはよくわかってるんですけど
相手は相手の生活をしている中に突然そのメッセージが入ってくるわけです。

だから何について喋っているのかがピンと来てない状態で、そういった主語述語が省略された文章を読まされるとますます分かりにくいっていうことになりがちなわけです。

だから誰が何をどうしたのかっていうところが省略されてないか、ちょっとくどいようでも「○○さんがこのようにされました」とか「私はこのように思います」という風に書き足して欲しいんです。

それだけでも分かりやすくなります。

そしてもう一つ大事なポイントとしては、「あの」や「この」って言うよな連体詞や「彼」という代名詞ですね。

こういった言葉を全部具体的な単語に戻すということです。

普通、「あの件に関しましては」って書きがちなんですけど、やはり読む人によってはピンとこない人もいるんですよ。どの件だよ、いっぱいあるじゃないかってなってしまうわけです。

相手がまず考えなきゃいけないような文章にするのではなくて、例えば「値引き交渉の件に関しては」とか
「このプログラムは」じゃなくて「新人教育プログラムは」っていう風に省略されているものをきちんと書く。

これだけでも全然文章のわかりやすさが変わってきます。

今お話した事というのは、一見周りくどいというか、自分の手間は増えて面倒くさいんですけれど、読む側がすぐ理解してくれればその後の流れがスムーズになって仕事が早くなるという風に考えると、ひと手間かけた方が結果として効率が良くなるんですね。

仕事の手戻りもなくなるので無駄な時間を過ごすこともなくなるっていう風に自分の成功に対する投資だと思って自分の文章を推敲することをやってみてください。

それでは今回は以上となります。ありがとうございました。